Betriebsprüfungsrisiko Kasse

Publiziert am 19.05.2010

Die Kassenführung stellt bereits von je her einen Schwerpunkt bei Betriebsprüfungen dar. In den Betriebsprüfungen der letzten Jahre stellen wir fest, dass die Betriebsprüfer des Finanzamtes vermehrt die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung überprüfen und gegebenenfalls bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung Hinzuschätzungen von bis zu 10 % des Jahresumsatzes vornehmen.

Derzeit ist ein BMF-Schreiben zu diesem Thema in Arbeit. Aus diesem Anlass möchten wir Sie darauf hinweisen, dass aktuell nun verstärkt auf die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung seitens der Finanzverwaltung geachtet wird.

Nachfolgend einige Informationen für Sie, die Ihnen bei der ordnungsgemäßen Kassenführung helfen sollen:

1. Schubladenkasse (Kassenführung ohne Registrierkasse)
Hier sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung erhöht und mit mehr Aufwand verbunden, als bei einer Kassenführung mit einer Registrierkasse.

Bei Schubladenkassen ist ein gesonderter Tageskassenbericht für jeden Tag handschriftlich auszufüllen.

Selbst erstellte Excel-Tabellen oder Excel-Kassenbücher werden zu einem erheblichen Risikopotential, da diese zwischenzeitlich als nicht manipulationssicher eingestuft und bei Unregelmäßigkeiten seitens der Finanzverwaltung als nicht ordnungsgemäß verworfen werden.

Der Tageskassenbericht wird nur anerkannt, wenn mit dem Kassenbestand am Geschäftsschluss in der obersten Zeile begonnen wird. Ziel ist es hierbei nicht den Tagesendbestand zu ermitteln, diesen hat der Unternehmer bereits durch den täglich vorzunehmenden Kassensturz ermittelt, Ziel ist hierbei lediglich, dass der Tagesumsatz rechnerisch ermittelt werden kann.

Ein Muster eines richtigen Tageskassenberichtes haben wir in der Anlage beigefügt. Alle Ausgaben sind durch Quittungen zu belegen. Ebenso müssen alle Duplikate von geschriebenen Rechnungen oder ausgestellten Quittungen dem Bericht beigefügt werden.

Der Abgleich zwischen Kassen-Soll und Kassen-Ist-Bestand muss täglich gesichert sein (Kassensturzfähigkeit). Zahlreiche Überschreibungen, nachträgliche Änderungen, Rechenfehler und Streichungen im Kassenbuch rechtfertigen die Verwerfung der Kassenführung durch die Finanzverwaltung.

Damit die Ordnungsmäßigkeit gesichert ist, müssen alle Beträge centgenau dokumentiert und eingetragen sein. Die Ein- und Ausgaben müssen in der richtigen Reihenfolge des Datums erfasst werden. Außer-Haus-Umsätze sind getrennt aufzuzeichnen. Sofern Diebstahl und/oder Unterschlagung festgestellt werden, ist dies zu dokumentieren und mit entsprechenden Unterlagen (z. B. Strafanzeige oder Abmahnung gegenüber dem verantwortlichen Personal) zu dokumentieren.

Geldtransit ist an dem Tag des Bargeldflusses in die Kasse ein- oder auszutragen, auch wenn die Wertstellung der Bank erst später erfolgt.

2. Registrierkasse
Hierbei unterscheidet die Finanzverwaltung in zwei Kategorien:

Kassentyp 1 PC Kassen oder PC-gestützte Kassensysteme
Kassentyp 2 Elektronische Registrierkassen

PC Kassen oder PC gestützte Kassensysteme verfügen regelmäßig über ein handelsübliches Betriebssystem und ein dauerhaftes Speichermedium.

Elektronische Registrierkassen basieren regelmäßig auf einem herstellerspezifischen Betriebssystem und besitzen oft nur ein flüchtiges Speichermedium.

Nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen seit 01.01.2002 auch in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren.

Die Registrierkassen, sowie die mit Ihnen erzeugten Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den Grundsätzen ordnungsgemäßer EDV-gestützter Buchführungssysteme auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) entsprechen.

Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Vernichtung dieser Daten ist unzulässig.

Auch die Aufbewahrung dieser Unterlagen in ausschließlich ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.

Bei Aufzeichnung der Einnahmen über eine Registrierkasse hat am Tagesende zwingend ein Ausdruck des Gesamtkassenstreifens und als Tagesabschluss der Z-Bon zu erfolgen. Der Z-Bon hat zwingend folgende Angaben zu enthalten:

- Name des Unternehmens
- Datum sowie Uhrzeit des Ausdrucks
- Bruttotageseinnahmen getrennt nach verschiedenen Steuersätzen
- fortlaufende automatische Nummerierung
- Aufzeichnung der Stornierungen sowie
- Löschhinweise für den Tagesspeicher

Neben der Aufbewahrung der Gesamt-Kassenstreifen des Z-Bons müssen sämtliche Unterlagen zum Kassensystem nebst Bedienungsanteilung, Programmieranleitung, Einrichtungsprotokolle sowie Änderungsprotokolle mit Ausdruck des Standes vor und Ausdruck des Standes nach Änderung dokumentiert werden.

Bei Kassen mit mehreren Speichern sind alle einzelnen Ausdrucke aufzubewahren. Die Erhaltung der Funktionstüchtigkeit und Nachprüfbarkeit aller Kassenfunktionen stellen eine Verpflichtung des Unternehmens dar.

Da einige elektronische Kassen die Z-Bons auf Thermopapier drucken, muss der Steuerpflichtige die Lesbarkeit des Dokuments sichern, d. h. die Belege müssen kopiert werden.

Der Originalbon muss dennoch zwingend zusätzlich aufgehoben werden. Die konkreten Einsatzart und Zeiträume der Registrierkassen sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren.

Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jede einzelne Registrierkasse getrennt geführt und aufbewahrt werden.

Für elektronische Registrierkassen des Kassentyps 2 soll es unter den nachfolgenden Voraussetzungen Erleichterungen zur Erfüllung der für die Einzelaufzeichnungspflicht notwendigen digitalen Unterlagen geben. Die Aufbewahrung aller zur Erfüllung der für die Einzelaufzeichnungspflicht notwendigen digitalen Unterlagen ist nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist.

Zunächst müssen die Vorschriften der GoBS und der GDPDU erfüllt werden.

Weitere Voraussetzungen sind:

Die Tagesendsummenbons müssen nachfolgende Bestandteile enthalten:

- fortlaufende Nullstellungszähler
- nach Steuersätzen unterteilte Umsätze
- Trainingsumsätze
- Name des Unternehmers bzw. des Unternehmens
- Datum des Abrufs
- Zahlungsart, z. B. bar, EC-cash, Kreditkarte etc.
- Entgeltminderungen
- Bareinnahme oder Einlagen
- ausgewiesene Summe der Korrekturbuchungen, z. B. Managerstornos, Warenrücknahme, Retouren, etc.
- tatsächlich geführte Kellner- bzw. Bedienerberichte und Stundenberichte (täglich, für jeden Bediener der Registrierkasse), sowie
- Aufbewahrung der Einzelbons für Korrekturbuchungen abgeschlossener Bons (z. B. Managerstornos, Warenrücknahmen, Retouren etc.)

Die Kassendaten sowie die notwendigen Strukturinformationen müssen in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden. Das Einlesen der Daten muss ohne Installation zusätzlicher Software über IDEA und Smart X hinaus möglich sein.

Die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen insbesondere die Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Programmabrufe nach jeder Änderung etc. müssen aufbewahrt werden, wobei deren Vollständigkeit durch fortlaufende Nummerierung und Datum des Abrufs belegt sein muss, ebenso wie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung.

Unberührt hiervon bleibt die Verpflichtung zur digitalen Aufbewahrung elektronisch erzeugter Rechnungen, die keine Kleinbetragsrechnung im Sinne von § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung sind.

Soweit unbare Geschäfte (EC-Karten, Kreditkarten oder elektronisches Lastschriftverfahren) in einer elektronischen Registrierkasse (Kassentyp 2) erfasst werden, ist auch hier die Aufbewahrung der dazugehörigen Unterlagen erforderlich.

Werden in einem Unternehmen mehrere Kassen eingesetzt, so sind deren Umsätze getrennt aufzuzeichnen und die dazugehörigen Unterlagen sind für beide Kassen entsprechend den vorgenannten Ausführungen aufzubewahren.

Wir empfehlen grundsätzlich alle digitalen Daten aufzubewahren.

Gerne sind wir Ihnen bei der Umsetzung der vorgenannten Vorgänge und der Archivierung der Daten behilflich.

Für weitere Fragen hierzu stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.