ELENA Abschied vom Papier

Publiziert am 09.01.2010

Seit 1. Januar 2010 müssen alle Unternehmer wichtige Abrechnungsdaten ihrer Angestellten über ein elektronisches Verfahren, den elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) an die zentrale Speicherstelle der Deutschen Rentenversicherung melden. Dieses Verfahren soll künftig die bisherigen Lohnbescheinigungen auf Papier ersetzen. Bis zum Jahr 2012 sind aber sowohl Papierdokumente als auch elektronischer Nachweis erforderlich.

Um die jährlich rund 60 Millionen Bescheinigungen, die deutsche Arbeitgeber bisher in Papier ausstellen zu vereinfachen und deren Qualität zu verbessern, wurde mit Wirkung zum 1. Januar 2010 der elektronische Entgeltnachweis (ELENA) eingeführt.
Zunächst bringt das allerdings für das Lohnbüro Mehrarbeit, denn bis 2012 müssen neben der elektronischen Datenübermittlung auch weiter die alten Papierbescheinigungen ausgestellt werden.

Das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises verpflichtet die Unternehmer dazu, die Entgeltdaten ihrer Arbeitnehmer mittels eines multifunktionalen Verdienstdatensatzes vom 1. Januar 2010 an monatlich elektronisch an die zentrale Speicherstelle der Deutschen Rentenversicherung in Würzburg zu melden.

Nicht erforderlich ist diese Meldung für Empfänger von Versorgungsbezügen sowie für geringfügig Beschäftigte in einem Privathaushalt.

Von der Umstellung auf das elektronische Meldeverfahren betroffen sind zunächst fünf Bescheinigungen: drei, die für das Arbeitslosengeld I nötig sind und die beiden Wohn- und Elterngeldbescheinigungen. Diese fünf Papierdokumente entfallen von 2012 an. Neben den Entgeltdaten wie Versicherungsnummer, Name, Geburtsdatum, Adresse, Betriebsnummer, Gesamt-, Steuer- und Sozialversicherungsbrutto, Sozialabgaben, Steuern sowie steuerfreie Bezüge sind jedoch auch Daten nötig, die über die Lohnabrechnung hinausgehen. Dazu zählt beispielsweise bei Auszubildenden die Angabe über Beginn und voraussichtliches Ende der Ausbildung. Vom 1. Juli 2010 an ist der Arbeitgeber bei Kündigung sozialversicherungspflichtig Beschäftigter zudem verpflichtet, Einzelheiten zum Arbeitsverhältnis sowie zur Kündigung nach Würzburg zu melden.

Mit ELENA wird sich die Arbeit im Lohnbüro wesentlich verändern. Zum einen werden für die Lohnabrechnung wesentlich mehr Daten als bisher gebraucht, zum anderen müssen Arbeitgeber dokumentieren, dass sie die Meldungen übermittelt haben. Anders als beim DEÜV Verfahren fallen die Meldungen auch nicht nur anlassbezogen an, sondern sind monatlich für alle Arbeitnehmer fällig

Wenn Sie uns mit der Erstellung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen beauftrag haben, nehmen wir Ihnen diesen zusätzlichen Aufwand selbstverständlich ab. Wir übermitteln für Sie alle erforderlichen Daten und weisen die Information auch auf den monatlichen Gehaltsabrechnungen aus.
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