Das Finanzamt und Ihre Weihnachtsfeier

Publiziert am 13.11.2018

Schon längst stehen allerorten Plätzchen, Lebkuchen, Punsch und Glühwein bereit. Und auch die betriebliche Weihnachtsfeier ist längst in Planung. Es ist viel vorzubereiten, Räume mieten, Essen und Getränke bestellen, Geschenke zu besorgen. Sie fragen sich vielleicht, ob das Finanzamt sich an den Kosten beteiligt.

Nun, Betriebsveranstaltungen wie die Weihnachtsfeier liegen grundsätzlich im betrieblichen Interesse des Unternehmens. Die Kosten dafür sind also Betriebsausgabe und auch lohnsteuerfrei. Lohnsteuerfrei allerdings nur innerhalb enger Grenzen.

Welches sind die Steuervorteile einer Betriebsfeier?
Die Finanzverwaltung stuft Veranstaltungen, die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse stattfinden, als lohnsteuerfrei ein. Dies gilt jedoch nur bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer. Ausgaben die diesen Betrag übersteigen sind als geldwerter Vorteil zu betrachten und lohnsteuerpflichtig.

Wie wird das berechnet?
Zur Berechnung der Kosten je Arbeitnehmer wird aus den Gesamtkosten der Veranstaltung und der Zahl der Teilnehmer der Durchschnitt je Teilnehmer ermittelt.
Dabei sind alle Aufwendungen, die der Arbeitgeber für die Betriebsfeier hat – einschließlich der Umsatzsteuer einzubeziehen. Dazu gehören neben Ausgaben für Speisen und Getränke beispielsweise auch die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten, Eintrittskarten, Musik und andere künstlerische Darbietungen, auch Ausgaben für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager, und sogar Kosten für anwesende Sanitäter, Gebühren für Behördenauflagen oder Stornokosten.

Wenn die Weihnachtsfeier etwas kostspieliger ausfällt?
Wenn die Betriebsveranstaltung teurer wird als geplant und die umgelegten Kosten den Freibetrag überschreiten, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bei der nächsten Gehaltsabrechnung müsste diese Summe dann auf das Gehalt aufgeschlagen werden, mit der Folge, dass dafür nicht nur Steuern, sondern auch Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Es gibt allerdings eine Alternative: Der Arbeitgeber kann diesen Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern – damit bleibt auch der höhere Betrag für die Angestellten steuerfrei.

Darf der Arbeitnehmer Partner oder Familie zur Weihnachtsfeier mitbringen?
Der Arbeitgeber kann natürlich auch den Partner oder die Partnerin mit zur Feier einladen. Steuerlich hat das jedoch Konsequenzen. Denn der Kostenanteil, der auf Begleitpersonen entfällt, wird dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Die Begleitpersonen haben keinen eigenen Freibetrag und durch die angerechneten Kosten wird der individuelle Freibetrag des Arbeitnehmers de facto kleiner.

Und wie sieht es mit Geschenken aus?
Selbstverständlich dürfen bei einer Weihnachtsfeier auch Präsente verteilt werden. Allerdings muss hier die Freigrenze von 60 Euro inklusive Umsatzsteuer beachtet werden. Nur dann sind die Präsente steuerlich begünstigt. Außerdem verlangt die Finanzverwaltung, dass die Geschenke „anlässlich" der Veranstaltung überreicht werden – und nicht nur bei dieser Gelegenheit. Das heißt, es muss ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk bestehen.

Gelten die Steuervorteile nur für die Weihnachtsfeier?
Den Freibetrag gewährt das Finanzamt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Bei weiteren Festen gibt es zwar keinen Freibetrag mehr. Arbeitgeber dürfen aber wählen, bei welchen Veranstaltungen der Freibetrag genutzt werden soll. Steht also die dritte Betriebsfeier ins Haus, sollten Sie die günstigste als Arbeitslohn behandeln und die zwei teureren Veranstaltungen als Betriebsfeier mit Steuervorteil.

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