Tax Compliance Management Systeme im mittelständischen Unternehmen

Publiziert am 22.05.2019

Tax Compliance Management Systeme - Modeerscheinung oder sinnvolle Maßnahme?

Wir beobachten seit einiger Zeit, dass die technischen Analysefähigkeiten der Finanzverwaltung stetig verbessert werden und dadurch Ungenauigkeiten und Fehler in Erklärungen des Steuerpflichtigen häufiger und schneller identifiziert werden. Elektronische Melde- und Überwachungsverfahren auf vielen Ebenen bereiten der Finanzverwaltung den Weg zum „gläsernen Unternehmen”.
Auf der anderen Seite sieht sich der Steuerpflichtige mit immer komplexer werdender Gesetzen, unüberschaubarer Rechtsprechung und zahllosen Verordnungen konfrontiert. Wer kann da noch sicher sein, ständig und vollständig alle Pflichten zu erfüllen?

In diesem Umfeld ist der Unternehmer gut beraten, sich seine steuerlichen Pflichten und die Folgen vermeintlicher Fehler zu vergegenwärtigen. Zunächst einmal ist er selbst „Steuerpflichtiger” und hat seine eigenen steuerlichen Pflichten zu erfüllen, z.B. seine Einkommensteuererklärung vollständig und richtig zu erstellen und fristgerecht einzureichen. Daneben ist er typischerweise auch gesetzlicher Vertreter oft diverser Gesellschaften. Auch deren steuerliche Pflichten obliegen ihm. Lohnsteuer-, Umsatzsteuervoranmeldungen Jahreserklärungen oder die richtige Beantwortung von Anfragen im Rahmen einer Betriebsprüfung, Verrechnungspreise und vieles mehr.

In der Praxis werden solche Themen im Mittelstand oft unterschätzt. Dabei sind gerade hier die Folgen von Pflichtverletzungen gravierend; schließlich spielen der Schutz des Unternehmens- bzw. des Familienvermögens sowie deren gute Reputation eine große Rolle.

Werden steuerliche Pflichten verletzt, drohen zunächst Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen oder empfindliche Zahlungen von Verspätungs-, Säumnis- und Strafzuschlägen. Im schlimmsten Fall werden durch die Pflichtverletzung Haftungstatbestände, Geldbußen oder strafrechtliche Delikte verwirklicht.

Genau hier setzt ein angemessenes Tax Compliance Management an. Ziel ist neben der Sicherstellung der Erfüllung steuerlicher Pflichten ein aktives Steuermanagement zum Schutz der verantwortlichen Personen. Umgesetzt wird das durch Entwicklung eines geschlossenen und dokumentierten Systems von Maßnahmen und Prozessen innerhalb der Unternehmensgruppe – kurz Tax Compliance Management System (Tax CMS) genannt. Die Vorlage zur Errichtung eines solchen Systems kam ausgerechnet von der Finanzverwaltung selbst, mit BMF-Schreiben vom 23. Mai 2016 zu § 153 AO. Ursache des Erlasses war die Zuspitzung der Regelungen zur Selbstanzeige nach § 371 AO und das daraus resultierende Abgrenzungsproblem zum einfachen Berichtigungstatbestand nach § 153 AO. Objektives Tatbestandsmerkmal ist für beide Vorschriften die nachträgliche Berichtigung einer unrichtigen Steuererklärung. Ein Unterschied besteht jedoch im subjektiven Tatbestand. Eine bloße Berichtigung ist durchzuführen, wenn der Steuerpflichtige nicht vorsätzlich gehandelt hat, d.h. er bei Abgabe lediglich eine Fehlerhaftigkeit für möglich hielt und sich dieser erst im Nachhinein sicher wurde. Demgegenüber liegt eine Steuerhinterziehung vor, wenn der Steuerpflichtige vorsätzlich oder leichtfertig (grob fahrlässig) die Abgabe einer unrichtigen Steuererklärung in Kauf genommen hat und sie mangels geeigneter Kontrollmaßnahmen billigt. Zur Lösung des Abgrenzungsproblems wertet das Finanzamt nunmehr das Vorliegen eines steuerlichen internen Kontrollsystems (IKS) als Indiz, den Vorwurf der Steuerhinterziehung nach § 370 AO zu entkräften. Damit kann ein vorhandenes steuerliches IKS die handelnden Personen enthaften.

Eine Wirtschaftsprüfer-Arbeitsgruppe hat daraufhin den Begriff des „innerbetrieblichen Kontrollsystems” mit Leben gefüllt und einen IDW Praxishinweis 1/2016 zur Ausgestaltung und Prüfung eines Tax CMS erarbeitet.
Nicht endgültig geklärt ist bislang, ob alle Unternehmen aufgrund der Aussage des Bundesministerium der Finanzen zur Enthaftung gezwungen sind, ein solches System einzurichten und bei Nichterrichtung automatisch belangt werden.

Früher oder später wird sich kein Unternehmen mehr dieser Thematik entziehen können. Aber wie packt man das an?

Die konkrete Ausgestaltung hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie Unternehmensgröße und Branche, auch von den vorhandenen Ressourcen.
Wichtig ist, eine Tax Compliance-Kultur im Unternehmen zu schaffen, etwa durch Vorgabe von Richtlinien und Arbeitsanweisungen sowie Schulung der Mitarbeiter, die in der Praxis tatsächlich gelebt werden.
Verantwortlichkeiten müssen definiert werden und Steuerprozesse festgelegt, bei denen sichergestellt ist, wer welche Daten erfasst, prüft und freigibt.
Alle Maßnahmen und Prozesse müssen dokumentiert und kontrolliert werden.
Wenn dann, in einem nächsten Schritt die periodische Überprüfung und Verbesserung gelingt sowie ein Change Management Verfahren eingerichtet ist, haben Sie das Ziel erreicht.

Bei der Einführung eines Tax Compliance Management Systems empfiehlt sich auch die Unterstützung durch IT-gestützte Tools und Kontrollen.

Ein geeignetes Tax Compliance Management System ist keine Modeerscheinung, sondern auch und besonders für den Mittelstand relevant. Es schützt vor ungeplanten Zahlungsabflüssen und sorgt dafür, alle Steuern ordnungs- und fristgemäß erklären und entrichten zu können. Durch implementierte Kontrollen und Prozesse wird zudem sichergestellt, dass im Rahmen der Steuerfunktion eine höhere Transparenz erreicht wird und damit auch Gestaltungspotenzial identifiziert werden kann. Zudem trägt es zur Sicherung des Familienvermögens und der Reputation bei.


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